conjectCM – Kostenmanagement

conjectCM – Kostenmanagement

conjectCM – Kostenmanagement

Mit conjectCM werden die Kernprozesse des Kostenmanagements von Bau- und Immobilienprojekten automatisiert und standardisiert. Alle kaufmännisch relevanten Daten während Budgetierung, Vergabe und Abrechnung werden dabei strukturiert erfasst und lückenlos miteinander verknüpft.

Genauso wichtig wie die Einhaltung des geplanten Budgets ist die sichere Planung von Ausgaben und zur Verfügung stehenden Einnahmen, Eigen- oder Fremdfinanzierungen. Ausgehend von den budgetierten beziehungsweise prognostizierten Gesamtkosten des Projektes kann in conjectCM der Kostenverlauf auf Budgetpositionen und Verträgen geplant werden.

Die Kosteninformationen in conjectCM liefern eine unverzichtbare Übersicht über einzelne Projekte und ganze Portfolios und verbessern dadurch die Entscheidungsgrundlage für eine ergebnisorientierte Steuerung aller Geschäftsprozesse.

Bei Bedarf kann conjectCM in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden – über Schnittstellen zu Ihrer Finanzbuchhaltung oder zu Fachanwendungen.

 

Module

Basismodul Kostenmanagement

conjectCM – Grundmodul Kostenmanagement

Das Basismodul der Kostenmanagement-Software conjectCM beinhaltet die hierarchische Strukturierung von einzelnen Projekten und/oder ganzen Portfolios für den laufenden Vergleich von Plan- und Ist-Daten und die Ermittlung automatischer Prognosen. Die für das Kostenmanagement relevanten Daten werden dabei in selbst gewählten Kostenstrukturen auf den Ebenen Budget, Vertrag, Rechnung und Zahlung erfasst und ausgewertet. Ein ausgefeiltes Rechtesystem und variable Workflows unterstützen die in der Anwendung abgebildeten Prozesse. Die Auswertung erfolgt über eine Vielzahl von Standardberichten. Die Kostenverfolgung eignet sich sowohl für einmalige Um- und Neubauvorhaben als auch für laufende Instandhaltungsmaßnahmen von bestehenden Immobilien.

 

Mittelabflussplanung

conjectCM Mittelabflussplanung

In der Cashflowplanung müssen diverse Mittelgeber abgebildet werden. Gleichzeitig ist eine sichere Prognose über die Gesamtprojektkosten unerlässlich. Die Mittelabflussplanung ist somit die Abwicklung der in der Projektkonzeptionsphase aufgestellten Wirtschaftlichkeitsberechnung. Gleichzeitig gilt es, die in der Wirtschaftlichkeitsberechnung ermittelten Risikoszenarien zu beachten – sollten Parameter sich so verändern, dass eines dieser Szenarien realistisch erscheint, muss mit konservativerer Budget- und Cashflowplanung oder zusätzlicher Finanzierung gegengesteuert werden.

  • Berücksichtigung aller Ist-Werte aus vergangenen Perioden
  • Verteilungsassistenten zur Planung künftiger Mittelabflüsse
  • Optische Darstellung der Abweichungen von Plan- zu Ist-Werten
  • Automatische Historisierung auf Monatsebene

 

Sicherheit

conjectCM Sicherheit

conjectCM Sicherheit

Neben der Installation in die  IT-Infrastruktur der Kunden ist die Kostenmanagement-Software conjectCM auch über unser Hosting-Angebot nutzbar. CONJECT stellt conjectCM dann inklusive aller notwendigen Installationsvoraussetzungen zur Verfügung. Für den Zugriff wird lediglich ein PC oder Mac sowie einen Internetzugang benötigt. Das zugrunde liegende Sicherheitskonzept garantiert die Sicherheit und Hochverfügbarkeit der Daten.

Services

conjectCM-Grundlagenschulung

conjectCM Kostenmanagement – Grundlagenschulung

Die conjectCM-Anwendertrainings sind praxisorientierte vor Ort oder in CONJECT-Räumen stattfindende Schulungen, die die Grundlagen und Funktionen von conjectCM vermitteln.

Gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten wir detailliert die Grundlagen des Prinzips „Budget – Vergabe – Abrechnung“. Die Schulungsteilnehmer erhalten einen fundierten Überblick über Projekte, Budgets, Verträge und Rechnungen. Gezielte Aufgabenstellungen und Lernübungen festigen und vertiefen das Wissen, um conjectCM künftig erfolgreich und effektiv für spätere Projekte nutzen zu können.

 

Weiterführende Schulung

conjectCM Kostenmanagement – Weiterführende Schulung

Die weiterführenden conjectCM-Anwendertrainings sind praxisorientierte vor Ort oder in CONJECT-Räumen stattfindende Schulungen, die die Grundlagen und Funktionen weiterer Dokumente/Module von conjectCM vermitteln.

Gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten wir detailliert die Grundlagen der durch die Teilnehmer gewählten Inhalte. Gezielte Aufgabenstellungen und Lernübungen festigen und vertiefen das Wissen, um conjectCM künftig erfolgreich und effektiv für spätere Projekte nutzen zu können.

 

conjectCM-Administratorenschulung

conjectCM Kostenmanagement – Administratorenschulung

Die conjectCM-Administratorentrainings sind praxisorientierte vor Ort oder in CONJECT-Räumen stattfindende Schulungen, die die Grundlagen und Funktionen zur eigenständigen Administration von conjectCM vermitteln.

Gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten wir detailliert die Grundlagen der im Vorfeld festgelegten Inhalte. Gezielte Aufgabenstellungen und Lernübungen festigen und vertiefen das Wissen, um conjectCM künftig erfolgreich administrieren zu können.

 

Prozessanalyse

conjectCM Kostenmanagement – Prozessanalyse

Während der Prozessanalyse werden gemeinsam mit dem Kunden die für die Einführung einer Baukostencontrolling-Software benötigten Prozesse und Komponenten analysiert und dokumentiert. Diese umfassen neben den fachspezifischen Anforderungen auch Themen wie Organisation, Rollen- und Beteiligte und IT-Landschaft.

Die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse werden in einem Vor-Ort-Termin präsentiert. Begleitend zur Prozessanalyse entsteht eine Dokumentation der Anforderungen und Umsetzungsvorschläge.

 

Einrichtung Workflows

conjectCM Kostenmanagement – Workflows

Mit der Workflow Engine von conjectCM können komplexe Prozesse strukturiert und gesteuert werden. Dies erlaubt z. B. die Umsetzung von firmenweiten Freigaberichtlinien. Von der Projekt- über die Budget- bis zur Rechungsgenehmigung und -freigabe lassen sich die Prozesse in einzelne Workflow-Schritte unterteilen und abbilden. Diese werden dann so konfiguriert, dass nur ein autorisierter Personenkreis sie ausführen darf. Auch das Mehraugenprinzip lässt sich so realisieren.

 

Verzweigungen und Schleifen

Die Workflows können neben den notwendigen Verzweigungen auch Schleifen enthalten. Dies erlaubt z. B. das zurücksetzen von Workflowstufen wenn noch nicht alle benötigten Unterlagen zur Verfügung stehen. Ebenfalls realisierbar sind regelbasierte Prüfungen von technischen Voraussetzungen wie z. B. ob zu dem zu genehmigenden Projekt auch ein Budget existiert.

 

Workflow Inbox

Dem Anwender stehen innerhalb von conjectCM die ihm zugewiesenen Workflows in einer Inbox zur Auswahl zur Verfügung. Während des Weiterschaltens auf die nächste Workflow-Stufe kann ein Kommentar hinterlegt und eine Frist für den nächsten Schritt vorgegeben werden.

 

Konfiguration

Gemeinsam mit den Kunden definieren und dokumentieren unsere Berater die einzelnen Workflows. Diese werden dann vom Berater in conjectCM konfiguriert und den Anwendern zur Verfügung gestellt. Für die Dokumente in conjectCM wie z. B. Budget und Vertrag lassen sich jeweils mehrere Variante konfigurieren.

 

Einrichtung Rollenrechte

conjectCM Kostenmanagement – Service – Rollenrechte

Neben dem üblichen typenbasierten Rechtesystem steht in conjectCM eine projektbezogenes Rollen-Rechte-System zur Verfügung. Dadurch kann die Sichtbarkeit von Projekten und abhängigen Dokumenten wie Budgets oder Verträge für die einzelnen Anwender gestreut werden. Dies ist besonders wichtig bei der Einbindung externer Dienstleister.

Gemeinsam mit den Kunden definieren und dokumentieren unsere Berater die einzelnen Rollen. Diese werden dann vom Berater in conjectCM konfiguriert und den Anwendern zur Verfügung gestellt. Die Anwender können dann rollenbasiert den einzelnen Projekten zugeordnet werden.

Für die Zuordnung steht ein Assistent zur Verfügung, mit dem auch eine große Anzahl von Nutzern zugewiesen werden können. Dabei können die Projekte manuell selektiert oder nach einer Vorlage (Anwender B bekommt die gleiche Rolle wie Anwender A)  zugewiesen werden.

 

Schnittstellen

conjectCM Kostenmanagement – Schnittstellen

Die Kostenmanagement-Software conjectCM lässt sich relativ einfach an unterschiedlichste Drittsysteme anbinden. Das können zum Beispiel ERP-Systeme oder auch eine Software für die Finanzbuchhaltung sein. Über verschiedene Schnittstellentechnologien können Informationen zwischen den Systemen unkompliziert ausgetauscht werden. Die verwendeten Schnittstellentechnologien reichen vom einfachen Austausch von CSV-Dateien bis zur RFC-Anbindung an SAP.

Typische Daten für den Austausch sind Stammdaten wie Kreditoren/Debitoren oder Liegenschaftsinformationen. Für Bewegungsdaten sind es vor allem Rechnungs- und Auftragsinformationen.

Für jede Schnittstelle wird individuell festgelegt, ob der Datenaustausch manuell, automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt oder auch „on the fly“ angestoßen wird.