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Kommunikation und Benachrichtigungen
Zu welchem der folgenden Punkte haben Sie Fragen?
Sie wollen eine Nachricht an einen Projektraumteilnehmer schicken?
- Gehen Sie zur Anwendung "Kommunikation".
- Rufen Sie über das Symbol "Neu" das Drop-down Menü auf und wählen Sie die Option "Nachricht".
- Wählen Sie die Empfänger aus, indem Sie direkt auf die Schaltflächen "An" oder "Cc" klicken.
- Es öffnet sich eine Auswahlliste mit möglichen Gruppen und Projektteilnehmern, die Sie anschreiben können. Wählen Sie diese mit dem grünen Plus aus.
Alternativ können Sie wie in Outlook im "An" oder "Cc" Feld einfach den Empfängernamen eintippen. Sobald Sie anfangen zu schreiben, werden Ihnen die passenden Empfänger angeboten. Dabei erkennt conjectPMPlanmanagement: pm. ist ein internet-basierter Projektraum, der Projektsteuerer, Architekten, Investoren und alle anderen Beteiligten eines Bauprojektes vernetzt. sowohl Gruppennamen als auch Vor- und Nachnamen sowie Firmennamen. - Geben Sie den "Betreff" und den "Nachrichtentext" der Nachricht ein.
- Vergeben Sie ggf. Pflichtkategorien, sofern diese in Ihrem Projekt verwendet werden.
- Sie können Ihrer Nachricht auch Pläne oder Dokumente aus dem Projektraum anhängen. Fügen Sie diese mit dem grünen Plus auf dem Registerblatt "Anhänge" ein.
- Klicken Sie auf "Senden", um die Nachricht abzuschicken.
Hinweis: Beachten Sie bitte, Nachrichten möglichst an Gruppen statt an Einzelpersonen zu versenden. Dadurch kann kein wichtiger Empfänger vergessen werden. Sie können Nachrichten auch an externe Empfänger, die keine Teilnehmer im Projektraum sind versenden. Näheres dazu finden Sie hier.
Sie möchten eine Nachricht beantworten?
- Gehen Sie zur Anwendung "Kommunikation" oder klicken Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung.
- Markieren Sie die betreffende Nachricht.
- Klicken Sie im Menü auf "Antworten".
- Schreiben Sie im Feld Nachricht Ihre Antwort und ändern Sie ggf. den Betreff.
- Erweitern oder reduzieren Sie den Empfängerkreis. Nähere Informationen dazu finden Sie hier unter den Punkten 3 und 4.
- Vergeben Sie ggf. Pflichtkategorien, sofern diese in Ihrem Projekt verwendet werden.
- Auf dem Registerblatt "Anhänge" können Sie mit dem "grünen Plus" Pläne oder Dokumente aus dem Projektraum an die Nachricht anhängen. Nähere Informationen zum einfachen Versand von Dokumenten oder Plänen finden Sie hier.
- Verschicken Sie Ihre Antwort mit "Senden".
Sie möchten auch Teilnehmer außerhalb des Projektraumes mit einer Nachricht erreichen?
Sie können Nachrichten auch an externe Empfänger versenden, die keine Teilnehmer im Projektraum sind.
- Starten Sie wie gewohnt eine neue nachricht. Nähere Information dazu finden Sie hier.
- Tippen Sie in den Feldern "An" bzw. "CC" die E-Mail-Adressen der externen Empfänger ein.
- Auf dem Reiter "Anhänge" können Sie Pläne oder Dokumente aus dem Projektraum an die Nachricht anhängen und an externe Empfänger versenden. Nähere Informationen zum Versenden von Dokumenten oder Plänen finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass Sie maximal 20 MB an externe Empfänger versenden können.
- Schließen Sie mit "Senden" ab.
Sie brauchen eine Vorlage für Ihre Nachrichten?
Wenn Sie Nachrichten an einen identischen Teilnehmerkreis und/oder mit gleichem Inhalt senden möchten, können Sie sich diese Arbeit mit einer Nachrichtenvorlage erleichtern:
- Gehen Sie zur Anwendung "Kommunikation".
- Klicken Sie im Menü auf das Feld "Einstellungen". Die Seite "Kommunikations-Einstellungen" wird aufgerufen.
- Klicken Sie nun unter "Meine Vorlagen" auf "Neue Vorlage".
- Füllen Sie die Vorlage nach Wunsch mit Empfängern, Betreff, einer Nachricht, Kategorien und Anhängen aus.
- Schließen Sie mit "Speichern" den Vorgang ab. Ihre Vorlage wird mit dem Betreff der Vorlage benannt.
- Um eine Nachrichtenvorlage zu verwenden, öffnen Sie eine neue Nachricht und klicken im Kopfbereich der Nachricht in das Drop-down Menü "Keine Vorlage". Es öffnet sich ein Drp-down Menü, in dem Sie zwischen allen von Ihnen erstellten Vorlagen auswählen können.
- Wählen Sie eine Vorlage aus und passen Sie diese ggf. an.
- Schließen Sie mit "Senden" ab.
Hinweis: In den "Kommunikations-Einstellungen" können Sie Ihre Vorlagen ändern, löschen oder neue erstellen.
Sie erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung über neue Dokumente, können aber auf diese nicht zugreifen?
Sie klicken in der Benachrichtigung auf den Link zu einem Anhang, werden aber nicht zu dem entsprecheden Dokument im Projektraum geleitet?
Der Ersteller der Dokumente hat Sie per Nachricht über neue oder aktualisierte Dokumente informiert. Gleichzeitig verfügen Sie jedoch über keine Zugriffberechtigung für das Verzeichnis in dem diese Dokumente abgelegt sind.
Bitte nutzen Sie statt dem Link für den Anhang den Link für die Nachricht in der Benachrichtigung und laden Sie sich die Dokumente über den Anhang der Nachricht herunter. Eine Anleitung finden Sie hier.
Wenn Sie Zugriff auf das entsprechende Verzeichnis benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre Projektraum-Administration oder das conject Support Team, um sicherzustellen, dass Ihnen ggf. die Zugriffsrechte eingräumt werden.
Sie bekommen keine Nachrichten über neue Dokumente, Pläne oder Aktivitäten im Projektraum?
Die folgenden Gründe sind möglich:
Die Benachrichtigungsfunktion wurde deaktiviert. Prüfen Sie bitte, ob die Benachrichtigungsfunktion in Ihrem Projekt aktiv ist:
- Gehen Sie zur Anwendung "Administration".
- Klicken Sie auf "Mein Teilnehmerprofil".
- Überprüfen Sie, ob die Option "Benachrichtigungen blockieren" aktiviert ist. Bitte entfernen Sie ggf. das Häkchen für diese Option und speichern Sie Ihr Profil mit "Speichern", um die Benachrichtigungsfunktion wieder zu aktivieren.
Sie fehlen als Teilnehmer in einer Gruppe, für die Benachrichtigungen eingerichtet sind. Bitte wenden Sie sich an den Projektraumadministrator oder unser Support Team.
Benachrichtigungen werden durch Ihren Spam-Filter herausgefilter und deshalb nicht zugetsellt. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
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